Как IT-подразделение «Р-Фарм» перешла с Jira на YouGile

Маргарита БоголеповаРуководитель проектов в IT-команде «Р-Фарм»

Раньше мы тратили больше времени на борьбу с трекером, чем на саму разработку. Теперь система заточена под наши процессы, сама напоминает о дедлайнах, а команде легко работать.

О проекте

«Р-Фарм» — одна из крупнейших фармацевтических компаний России, в штате более 5 000 сотрудников.

Наше IT-подразделение разрабатывает внутренние сервисы для разных департаментов: HR, медицинских отделов, производства, которые помогают коллегам работать эффективнее. Работаем по спринтам, одновременно ведём больше 50 проектов.

Jira начала мешать, а не помогать

Когда мы в 2022-м строить внутреннюю разработку, выбрали Jira. Тогда это казалось логичным: система известная, многие уже работали с ней раньше.

Сама по себе Jira — мощный инструмент. Но чтобы адаптировать её под процессы разработки, нужен отдельный специалист. У нас такого человека не было, поэтому систему настраивали своими силами. Не всё получилось реализовать так, как хотелось, а часть процессов оставалась неудобной.

Мы проводим в таск-трекере большую часть рабочего дня, поэтому любые лишние действия быстро начинают раздражать. Перемещение задач, настройка процессов, работа с досками — всё это казалось слишком тяжёлым и занимало больше времени, чем хотелось.

Стало ясно, что нужно искать другую систему.

Почему остановились на YouGile

Мы не искали систему, которая решит все проблемы сама по себе. Нам нужен был инструмент, который можно адаптировать под наши процессы и постепенно развивать вместе с командой.

При выборе учитывали несколько факторов.

• Система должна была работать быстро. Для разработчиков таск-трекер — основной рабочий инструмент, поэтому любые задержки быстро начинают раздражать.
• Её можно самим настроить под команду. Мы не планировали выделять отдельного администратора и искали решение, которое команда сможет поддерживать своими силами.
• Есть возможность попробовать сервис на практике. Поэтому начали с облачной версии YouGile. Потом купили «коробку», наш сисадмин развернул сервер внутри инфраструктуры. Мы перенесли данные из облака на свой сервер.

Ещё одним аргументом стала «Платформа». Это тариф для коробочной версии YouGile. Он позволяет добавлять собственные автоматизации, интеграции и скрипты. Возможность адаптировать систему под свои процессы оказалась для нас важнее, чем большой набор готовых функций.

Перенесли только то, что работает в спринтах

Сам переход на YouGile занял около недели. Гораздо больше времени ушло на то, чтобы выстроить удобные процессы внутри команды.

Чтобы избежать споров, решили использовать в каждом проекте одинаковую структуру. Она состоит из пяти колонок:

• Подготовка: формируем ТЗ, ждём дизайн-макет.
• Аналитика: собираем бэклог, техдолг и прорабатываем требования к новым продуктам.
• Разработка: все задачи по созданию внутренних сервисов: пишем код, отправляем на проверку, ждём результаты тестов.
• Тестирование: проверяем продукты на прочность, чиним баги.
• Запуск: готовимся к релизу.

Новые проекты создаём уже по готовому шаблону. Благодаря этому разработчики, аналитики и тестировщики сразу понимают, где искать нужные задачи и как устроен процесс, независимо от того, над каким продуктом работают.

Так выглядит одна из досок разработки

Контролируем прогресс по задачам

Когда проектов стало несколько десятков, возникла другая проблема. Открывать каждую доску отдельно было неудобно.

Поэтому мы собрали отдельную доску мониторинга со сводками. Сводки — это колонки, в которых задачи собраны по заданному критерию. Например, приоритету, исполнителю или сроку.

На нашей доске со сводками можно увидеть:

• какие задачи сейчас находятся в разработке;
• что сегодня тестируют;
• где появились просрочки;
• какие проекты требуют внимания.

Так руководителю не приходится переключаться между десятками досок — общая картина всегда перед глазами.

Так выглядит доска для мониторинга и часть сводок

Некоторые сценарии пришлось адаптировать

Не все процессы удалось реализовать в YouGile так, как они выглядели бы в Jira.

Например, в Jira мы использовали эпики — большие стратегические задачи. В YouGile такой сущности нет, поэтому мы решили эту проблему по-другому: создали отдельную доску с родительскими задачами.

Каждая такая задача объединяет несколько связанных карточек разработчиков, аналитиков и тестировщиков. Так стало проще видеть прогресс по крупным функциональным блокам.

Так выглядят эпики

То, чего не хватало, доработали сами

Ключевую роль сыграл тариф «Платформа». Именно он позволил постепенно дорабатывать систему под наши задачи.

Например, мы написали автоматизации, которые напоминают ответственным о задачах, зависших на ревью, проверяют заполнение обязательных полей и помогают соблюдать внутренние правила работы.

Позже мы написали сервис YouTime. Он получает данные из YouGile по API, помогает учитывать рабочее время разработчиков, рассчитывать стоимость часов по проектам и строить отчёты для руководителей.

Кроме этого, мы сделали кастомные дашборды для тимлидов. Они показывают загрузку сотрудников, прогресс по спринтам, задачи, которые слишком долго находятся в работе, и другую информацию, которой не хватало в стандартных инструментах.

По сути, YouGile стал для нас не столько таск-трекером, сколько платформой, вокруг которой постепенно выросла собственная экосистема сервисов.

Если бы YouGile ещё немного допилить, было бы вообще идеально. Но уже сейчас «Платформа» позволяет автоматизировать огромное количество задач.

Что изменилось после перехода

С переходом на новую систему управления проектами изменились не только инструменты, но и культура работы. Мы не вели метрики «было/стало» в цифрах, но результаты очевидны.

Теперь все проекты устроены одинаково

Все новые проекты создаём по одному шаблону. Благодаря этому разработчикам, аналитикам и тестировщикам не приходится каждый раз разбираться в новой структуре, а новым сотрудникам проще включаться в работу.

Руководителю больше не нужно открывать десятки досок

Сводки и собственные дашборды позволяют быстро понять, что происходит сразу во всех проектах: какие задачи находятся в работе, где появились задержки и какая нагрузка у команды. Для этого больше не нужно открывать десятки досок по отдельности.

YouGile перестал быть инструментом только для разработки

Изначально систему внедрили внутри команды разработки. Постепенно ей заинтересовались и другие подразделения компании. Сегодня в YouGile работают сотрудники разных департаментов, а количество пользователей продолжает расти.

Появилась возможность развивать систему вместе с процессами

Сегодня мы используем YouGile не просто как таск-трекер. Для нас это основа собственной системы управления разработкой. Она остаётся достаточно простой, чтобы команде было удобно работать каждый день, и достаточно гибкой, чтобы мы могли развивать её вместе со своими процессами.

Если в Jira мы скорее саботировали процессы, потому что работать было неудобно, то с YouGile появилась системность. Сейчас у нас действительно хорошо выстроены процессы — и именно этим мы больше всего гордимся.

Поделиться