Как отдел разработки ООО «Техномер» масштабировал процессы в YouGile

Евгений Туковинженер-программист ООО «Техномер»

Раньше, когда нас было всего пятеро, хватало простых инструментов. Но когда отдел вырос до 20 человек, общая картина на проекте просто размылась. YouGile стал для нас единым источником правды.

О нас

«Техномер» разрабатывает и производит интеллектуальные газовые счётчики, блоки телеметрии и оборудование для поверки.

Сейчас в компании около 300 сотрудников и три технических отдела: один отвечает за разработку и конструирование устройств, второй — за программное обеспечение для производства, третий — за пользовательские сервисы, включая системы сбора данных и серверную часть.

Наша команда закрывает весь цикл продукта — от инженерной разработки до эксплуатации у клиента.

В какой момент старые процессы перестали работать

Пока в отделе было пять человек, задачи ещё можно было вести на договорённостях: быстро обсудили, поправили в таблице, пошли дальше.

После роста команды до 20 человек этот способ перестал работать. Так мы получили три проблемы.

1. Было сложно понять, что происходит с задачей. Описание, комментарии, файлы и результаты проверки лежали в разных местах. Чтобы разобраться, приходилось собирать картину вручную.
2. Передача между отделами съедала время. Одна задача могла пройти через технологов, разработчиков и тестировщиков. Но каждый отдел работал в своём инструменте: технологи — в специализированной платформе, разработчики — в Excel или KanbanFlow, тестировщики — в Redmine.
3. Баги терялись по дороге. Ошибка могла начаться с сообщения в чате, потом попасть в таблицу или Redmine. Если контекст терялся, приходилось заново выяснять, что уже исправили и кто проверял результат.

Поэтому задачу приходилось заводить заново: переносить описание, искать файлы, поднимать переписки и объяснять, что уже сделали.

Мы стали искать облачное решение с быстрым стартом, мобильным доступом и подзадачами для крупных работ. YouGile нашли в обзорах, попробовали бесплатную версию и за несколько дней собрали первые доски. Сначала вели задачи параллельно со старыми инструментами, а потом постепенно перенесли разработку в YouGile.

Как мы перестроили процесс разработки

Мы начали с чистого листа: завели первые доски и стали ставить новые задачи уже в YouGile. Старый архив не трогали, поэтому переход прошёл быстро.

Руководители подразделений сами разобрались в системе, показали сотрудникам базовые действия и запустили первые доски.

Вот как мы наладили процессы в системе:

Фиксируем все задачи в одном месте

У нас есть доска для команды разработки. На неё попадает всё: новые задачи по прошивкам, диагностике, пользовательским инструментам и работе с данными. Если задачи нет на доске, её не существует.

Ведём каждую задачу через пять этапов

Сделали стандартный набор колонок: «Новые задачи» → «В работе» → «Найдены ошибки» → «Тестирование» → «Готово». Через них проходят и новые задачи, и баги, и доработки.

Разбиваем крупные задачи

Для этого используем подзадачи и чек-листы.

• Подзадачи помогают, если одно большое дело нужно разбить на несколько шагов.
• Чек-листы нужны для финальной проверки. Например, учли ли мы пожелания бизнеса, починили все баги или протестировали новый продукт.

К каждой подзадаче можно добавить описание и присвоить дедлайны

Работает это так: на совещании создаём ТЗ, далее разбиваем его на мелкие задачи и вносим в систему. Каждую задачу закрепляем за конкретным исполнителем.

Как только программисты выполнили свою часть работы, задача переходит в отдел тестирования. После успешных тестов помечаем её как готовую.

Следим за приоритетами и зависшими задачами

В YouGile есть Стикеры — это теги на карточках задач: они помогают быстро отличать задачи на доске и фильтровать их по нужному признаку. С приоритетами мы не теряемся, даже когда задач особенно много и не знаешь, за что хвататься. Открываем доску, видим стикеры «Критично» и «Важно» — сразу понятно, что нужно сделать здесь и сейчас.

Иногда бывает, что мы завели задачу, а потом к ней долго никто не возвращается. Как-то про одну карточку забыли на 61 неделю. Чтобы такого больше не случалось, включили стикер «Время задачи в колонке». С ним видно, как долго карточка стоит на одном этапе без движения.

Вот так это выглядит на доске:

Что нам дала работа в YouGile

Контекст больше не теряется

Самый заметный эффект — стало проще работать с ошибками. Раньше баг могли сфотографировать на телефон и отправить в Telegram. Сообщение быстро уезжало вверх, детали терялись, а разработчикам приходилось заново выяснять, что сломалось и кто это проверял.

Теперь по каждому багу создают задачу в YouGile: прикладывают материалы, зовут разработчика и ведут исправление там же. Видно, что уже починили, что ушло на тестирование, а что ещё ждёт решения.

Перестали тратить время на устаревшие задачи

Когда задач много, легко тратить время на то, что уже не влияет на работу. В YouGile видно, какие карточки давно стоят без движения, поэтому старые хотелки проще пересматривать и убирать из актуального списка.

В два раза быстрее передаём задачи между отделами

Раньше технологи, разработчики и тестировщики работали в разных инструментах, поэтому задачу приходилось заводить заново в каждом отделе. Сейчас смежные задачи ведут в YouGile: карточку можно передать дальше вместе с описанием, файлами, комментариями и историей.

Сейчас большая часть сотрудников работает в YouGile. Им не нужно дублировать работу и заводить задачи с нуля, достаточно просто переместить карточку с одной доски на другую.

Поделиться